廣東省人民政府外事辦公室·翻譯心得·怎樣做好因公出訪“五大員”

怎樣做好因公出訪“五大員”

2004-11-30 09:16:27　

怎樣做好因公出訪“五大員”

（廣外大副校長方凡泉）

翻譯人員隨同代表團公務出訪國外，並非僅僅做翻譯那麼簡單。他們不僅出訪前要協助辦理全團的報批和證件，協調落實出訪行程和內容，辦理外匯和禮品，做好翻譯的事前準備工作，而且在出訪過程中，得按需要隨時跟中外雙方溝通，當好翻譯員；提醒注意事項，當好參謀；安排妥當旅行事務，當好領隊；主動與外方協調，當好聯絡員。總之，隨團譯員要照顧到方方面面的事情，一身兼做翻譯員、參事員、協調員、管理員和安全員。如出訪搞展覽，譯員往往還得要兼報關員。

一、翻譯員

準備工作。如果是專業考察，隨團譯員有必要在出國以前了解和熟悉所考察的行業知識、專業常識、政策方針、存在問題以及相應的外文術語。如考察某國的“分稅制”（tax sharing scheme），首先需要熟悉己方目前的體制，關心的問題，並查找相應的外文提法。自己若不熟悉考察對象和行業背景，出訪前需要找到考察對象有關稅制的參考資料，了解背景，熟悉外方的某些專業提法。如“消費稅”，有些國家只用“excise”一個詞。如果出國前拿不到對方的資料，設法在會談以前一兩天拿到手。自己比較陌生的專業、行業，事前如不作認真準備，臨場翻譯往往很被動，容易說外行話，或者模棱兩可，甚至令人不知所云。

如果考察對象在我方沒有常設機構，出國前向對方索取最新的介紹資料往往很不方便, 可以通過電子郵箱或別的途徑索取，或者上網查找。

另外一種辦法，是事前請對方盡可能安排譯員，負責外方講話的翻譯，各方的講話有各方的翻譯負責。由於各自都熟悉己方的情況，譯員都可以得心應手，既減輕了負擔，又較好地保證交流的效果。實踐經驗表明，外事部門的譯員在出訪過程中，接觸面較廣，且常常遇到自己事前準備不到的細節內容，想象不到的各種外語說法。這種雙方都出翻譯的做法，不失為一種行之有效的辦法。

日程表。日程表的製作和翻譯應注意幾個問題：

1. 行距空隙拉寬一些，供補充和臨時變動。

2. 明白易懂、一目了然。如出訪美國，在紐約要拜訪參觀“Solomon Brothers”，若按外文日程原文只譯為“所羅門兄弟”，一般人通常不知道那是何方神聖，有些代表團成員可能會找譯員問個究竟。因此，翻譯不能圖省事照字面譯，到頭來反而不省事，要問清楚背景，翻譯為通俗易懂的“所羅門兄弟證券公司”，別人一看就明白是一家從事證券業務的機構。

旅遊勝地名字也是如此，如美國佛羅裏達州奧蘭多市，有一個景點叫Ep Cot Center，若照字面譯為“愛普科特中心”，別人就不懂是什麼東西。實際上這是新迪斯尼主題樂園，也可譯作“愛普科特高科技主題樂園”。該樂園有八個主題的高科技成就展覽館，12個國家微縮景點，寓科普教育于娛樂之中。

3. 重要的活動標明出發集中時間。人數多的團組，少數人總會比較拖拉，耽擱全團時間。如果定9點從酒店出發，可打印為8:50時在酒店大堂集中。

4. 只要可能，註明住地的地址、外方接待人員的地址、電話。萬一有團員走散掉隊或者分散活動，可以按圖索驥，返回住地。這種情況經常出現。

翻譯難點處理。出國考察翻譯的接觸面通常比譯員想象的要廣。尤其是第一次出訪，無論準備怎麼充分，或多或少總會碰到自己聽不懂、譯不好的內容。無關緊要的詞語可以結合上下語境猜測，實在不懂也只好放過去；但對於重點詞語，則要設法弄明白確切意思。

如果對方有懂中文的人，外譯漢時可向他們請教，再就是請教我方懂外語的行家或專家。筆者1987年跟隨一個地方政府團赴美國底特律，考察汽車工業。會談時美方經理介紹他們的汽車，提到mock-up(樣車)、torsion(鈕矩)、styling(外觀)等等。筆者當時還不懂，即請教我方代表團的專家。

現場無人可請教怎樣辦？可以請講話人稍作解釋。筆者曾經碰到外方說的credit rating(信用評級)，tooling(模具)，urban zoning(城市功能區劃)，Attorney Department(司法廳)，還有我方團長說的“技術滾動開發”(progressive upgrading of technology)等等詞語，當時似懂非懂，也沒人請教，且都涉及重點意思，筆者請講者先作解釋才翻譯，讓聽者準確地理解、作出應有的反應。

二、參事員

隨團翻譯往往還是一個參謀，提供有關出訪國及某些考察對象的背景情況，提醒團員注意事項。

出訪國的概況，一般的可以從世界知識出版社每年出版的《世界知識年鑒》一書中查閱、複印，也可以上網查找。

出訪前注意事項。譯員可以把出訪國的天氣情況告訴出訪團組成員，如有經驗，可以就所需攜帶的衣服提出一般性的建議。考慮到入鄉隨俗，尊重當地風俗習慣，尊重主人，應該了解並提醒注意事項。如該國是否有收小費的習慣等等。在美國的機場和旅館，行李搬運習慣上要付小費，通常是一美元一件；下榻高級酒店，如超過兩天，習慣上一般第二天在自己的住房床頭櫃上放一美元小費給清潔工，當然，不放也沒大問題；餐館通常把10%的小賬打進帳單，一般不必另付小費。

在新加坡，公共場所均禁止吸煙，禁止帶口香糖入境，對政府官員不宜送貴重禮品。

澳大利亞、新西蘭等國家對生物製品和植物類入境特別敏感。

在泰國，議論王室是非、在佛像文物前拍照、摸小孩子的頭等等是犯國忌的。

提醒吸煙者尤其要注意吸煙的場合，必要時應在現場作善意的提醒；參加正式活動，如遲到，不管由於何種原因，禮節上應該表示歉意；西式宴會中，骨頭魚刺肉渣之類通常放在菜盤子邊上，而不是吐在乾淨的臺布上；公共場所大聲說話，文藝演出中講話，直接詢問對方的收入等等，會被看作是失禮之舉。

出訪中留意。參加比較正式的活動以前，譯員有必要問一下當地陪同或接待單位，在著裝等方面是否有什麼要求，事前提醒團長和各位團員。

參加某些活動，如簽字儀式、頒獎儀式、開幕式等，譯員有必要事先搞清楚活動的程序步驟。例如是否要求我方團長講話，發言的程序，發言的時間長度，以及哪一步要幹什麼，對方出席的主要人物等等。這些情況都應事前告訴團長，讓團長做到心中有數，而不是臨場被動擺布，甚至不知所措。必要時，譯員在活動過程中加以引導。

譯員有時還需要掌握活動時間，提醒團長，以便按時結束，趕赴下一場活動。作為客人，參加宴會在結束時，應提醒我方團長主動謝辭告退，主人通常不好意思主動提出送客。

點西餐。有的出訪團員不熟悉西餐特點，點菜時按中餐習

慣點好幾樣主食，結果上來幾大盤，根本就吃不下，剩下一堆，令人尷尬。西餐主食通常只有一道，份量較大，最普通的往往從牛、雞、魚肉三大類中選一種，有些地方會有地方風味菜式。翻譯可以提醒團員，如自點西餐，主食只需點一樣即可。

三、協調員

出訪前做訪問活動安排的時候，如需要隨團譯員同外方的接待單位聯絡，可以向對方提出我方的要求和希望，同時也要注意尊重對方的合理安排。有時候會出現這麼一種情形：不同的機構或者熟人朋友、知名人士、我駐外使領館、外國駐華使領館等等，各方面的有關人士和機構都提出要安排該團同他們見面，或請客，或安排參觀考察。遇到這種情況，有必要先向團長彙報和請示，並同有關主管部門協調。團長作出決定以後，如接受別人建議安排活動，應該及時告知外方接待單位，明確我方要求，由接待單位一個口統籌協調。二是告訴建議方直接同本團的接待主人取得聯絡，讓他們同接待單位協調具體細節。

團員有些對外交往做法、禮節有不妥之處，譯員有必要及時善意地加以提醒。

四、管理員

隨團翻譯不但要做翻譯、當參謀、搞協調，還要兼顧旅行事務，為代表團做好服務工作。因此，譯員往往還是一個行程事務管理員。

團組名單。可以印上團員的照片（或不用照片）、中外文姓名、職務、單位、聯絡電話、傳真或電子郵箱，方便對方辯認和聯絡。

個人資料卡。這種卡片可以方便譯員和陪同人員填寫全團的入境卡、報關單、酒店入住登記表等等。這類瑣事通常要隨團譯員或陪同代勞。為方便起見，省得每次收繳護照逐本翻查，出訪前可以製作一小張《個人資料卡》。卡的一面打上每位團員的中外文名字、護照號碼、出生年月日、發照日期、有效期、每一國的簽證號及發簽證日期。卡片的背面印上重要的聯絡人電話號碼，然後用影印機把打好的資料縮印成約兩個名片般的大小，再拿去照片沖印點過塑，即可隨身攜帶。一卡在手，資料全有。實踐證明，這種資料卡非常實用、方便快捷。

入出境必備。需要簽證的國家，取得簽證後，要查看簽證有效期、入境有效期、是否標有逗留期限等等。筆者有一次申辦因公訪問馬來西亞七天的簽證，但馬駐華使館實際上卻只給了四天的有效期。該國對逾期出境要罰款，故此在代表團抵達後，筆者即告接待單位辦理延期簽證。

除了檢查簽證，還要留意各國對出入境是否有特殊要求，包括我國的某些規定，以免引起意想不到的麻煩。在我方口岸到某國若途徑香港，我邊檢部門要收繳辦證機關開具的“出境證明”。有的公務團組或個人，就因忘記或不了解此事而誤事。

到美國和英國等國家公務訪問，切記帶上訪問邀請信。他們的入境口岸移民局在驗證時，經常質問中方團組的訪問目的，要求出示邀請函。

出訪某些非洲國家，應了解是否需要黃皮書，即《預防接種證書》。有的需要預防霍亂和黃熱病兩種接種證書。

行李標誌。為了方便在機場快速辨認和提取托運行李，方便住地分發行李，可以在出發前，每件行李貼上一小張寫有中外文姓名的不粘膠紙，再繫上一條二十來公分長的單色彩帶，作為本團組的行李標誌。

接頭地點。隨團譯員如果要負責旅行事務的聯絡和協調工作，每一站出發以前，都必須落實交通工具，若乘飛機，事前務必確認機座；同時要搞清楚下一站的目的地地點和聯絡人電話，告知代表團抵達的航班號、機場名字，若乘車則明確目的地位置。

如乘飛機，要留意抵達機場的名字，機票上通常都有標注。這一點稍不小心就容易弄錯。有些國家的大都市往往有兩個以上的機場，如英國倫敦就有兩個大型國際機場，一個叫希思羅（Heathrow），另一個是加特維克（Gatwick）。有一次筆者隨團訪問美國，事前只通知接待單位抵達紐約的日期和航班號，忘了告知目的地機場名字，結果代表團飛抵紐約的肯尼迪機場（Kennedy Airport），而接待人卻跑到另一個叫拉瓜迪亞的機場（La Guardia Airport）迎候。

入住登記。最好事前傳一份團員資料給接待聯絡人，商請他們事先幫忙辦理團體入住登記（group check-in），身份較高的團組事先辦好“貴客快捷入住登記”（VIP check-in）。如果事前辦不到，譯員在抵達住地時，趕緊先辦好團長的入住手續。

住房表。人手有一份住房表，可以方便大家相互聯絡。筆者通常在出國前製作一張空白表，入住登記時，填上各人的房號、房間電話號碼，並即刻在登記處複印，然後派發給各位團員。若來不及當面派發，就當面給一份團長，其餘的往團員住房門縫裏每人塞一份。住房表參考：

住房表

舊金山Sheraton Hotel 紐約Four Season Hotel

房號電話房號電話

張三 762 8+1630

李四 763 8+1629

出發前提醒。每一次返回住地，或者需要再次集中出發活動以前，隨團翻譯有必要確認是否按日程表時間出發，把下一次出發時間和著裝要求等在全團下車或解散以前，向大家宣佈一下。集中時間宜比出發時間提前五分鐘。重要的活動，出發前十分鐘筆者有時會逐個房間打電話提醒：“快到點出發了”。常常有的人健忘，有的人沒睡醒（包括傍晚前緊張活動後的小休），還有的人動作總是較慢，要特別關照。對於早上叫醒時間，譯員可視需要統一告訴酒店總機設定。

收費電視問題。許多國家的酒店都提供收費電視(Paid TV)服務。這種服務經常產生三個問題：一是給自費團組增加額外支出；二是經常出現按錯鍵鈕情況，白白支付一大筆冤枉錢；三是節目內容不妥，但有的團員出於新鮮好奇，一直看到淩晨，結果第二天無精打彩，參加各種活動要不打瞌睡，要不提不起任何興致。對此，譯員可以同酒店總臺打招呼，事先取消給本團各間客房的收費電視服務。

禮品管理。根據經驗，送外方的禮品能包裝的，都在出國前包裝好。對方送的大件禮品，可以商請對方郵寄給我方單位。

提取行李。在機場提取托運行李以及在酒店出行李的時候，按經驗隨團譯員或負責行李托運的人，要點清總件數，避免遺漏。在酒店讓行李員收行李，如通知放在門外，有的團員怕丟失行李，沒按要求放出來，但本人卻離開了房間，結果行李就遺漏在房間裏，而全團已出發前往外地。

五、安全員

因公出訪還涉及財物安全、人身安全和保密安全，要有安全觀念、防範意識和防備方法，做到乘興而去，平安而歸。

財物安全。代表團的機票和護照，經常會讓隨團翻譯集中保管，統一辦手續。從安全角度看，護照還是讓個人自己保管為好，需要集中的時候再向各人收取。這樣做是有點費事，但萬一丟失了，也只是一個人的損失。否則，就象把全部雞蛋放在一個籃子裏，一旦打了全都沒了，全團都麻煩。

若要求隨團翻譯攜帶現金，如數量較多，可採取兩種辦法：一是分由倆人攜帶。若必須一人攜帶，不宜全部放在一個手提箱內，更不能放在拖運行李中，抵達酒店後可放進客房或總臺的保險箱內。二是出訪前購取旅行支票，或者開一張臨時外匯信用卡，另攜帶少量現金。攜帶支票者，把支票號碼列一清單單獨放在安全的地方，用過的支票，就在清單上勾注一下該號碼，萬一丟失，只需把未用支票號碼速告發支票的銀行，辦理挂失止付即可。

在一些國家和地區，尤其是西歐的一些國家和俄羅斯，要提醒團員注意，在機場中轉、外出參觀、照相、購物等場所，尤其要小心自己的證件、錢包和手提包。國際竊賊的偷竊手段可以說是無奇不有，許多被盜者事後提起，都感慨不已。

出訪快結束的那一兩天，不少人覺得很疲勞，緊張的旅程就要結束了，人也放鬆了，有的人往往在此時麻痹大意，丟三落四。

人身安全。出訪期間，遇到治安複雜之地，不宜受好奇心驅使，出外單獨活動。過馬路應務必按規定通道或指示行走，不宜圖方便抄近路，見視線以內沒有車來，就抱著僥倖的心理自行其道。筆者有一次在美國沒按規矩過馬路，而且是在拐彎處，樹林遮擋著彎道的另一方，結果領教了一回給突然飛駛而至的轎車嚇一大跳的感覺。

遊覽名勝也要注意安全，以免樂極生悲。在風景名勝區拍照，也需要多長一個心眼，留意腳下，附近周圍是否有什麼不安全的隱患。筆者1994年3月份隨一個考察團訪問加拿大，該團在多倫多去遊覽著名的尼亞加拉大瀑布。當時寒風刺骨，冰雪消融，欄杆、地下，到處都滑極了。有的團員興致勃勃，坐在佈滿滑冰的欄杆上留影拍照，而後面就是萬丈深淵，當時幸虧相互提醒，避免了“後滾翻”。

住地房間遇到有人敲門，應先問清楚來人再開門。

保密安全。需保密的資料原則上都不應攜帶出國，確實需要攜帶，應隨身保管，不單獨攜帶外出活動。在必要時，可以視情況暫時存放在我方駐外機構。嚴格來說，鎖在酒店的保險箱並不保險。

打電話要留意，不談及內部的事情。打電話泄密，往往自己都不清楚。如代表團內部會議涉及較敏感的問題，開會地點不應選在酒店的會議室或客房內。

隨團翻譯人員經常是五大員一肩挑。要做好這五大員，除了工作能力和工作方法外，譯員尤其要有高度的責任心，熱情服務和任勞任怨的精神，機敏沉著、靈活應變的工作作風；既要有主見，又服從領導；既能高效辦事，又懂抓緊休息。以上雜談，謹供同行新手參考。

作者：