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“良民記錄”的表現形式包括“未受過刑事處分公證”、“受過刑事處分公證”或“查無檔案記載公證”（以下簡稱“良民記錄”公證）。由於“良民記錄”在國際民商事交往中的普遍應用，對準備出國的中國內地居民或現已旅居海外的原中國內地居民（包括中國公民和外籍華人，以下統稱當事人）來說，一般須提前辦妥其在中國內地居住期間“良民記錄”公證及其相關認證手續。具體提示如下：
（一）當事人申辦“良民記錄”的法定年齡
自1997年10月1日起施行的《中華人民共和國刑法》第17條第1、2款規定：“已滿16周歲的人犯罪，應當負刑事責任。已滿14周歲不滿16周歲的人，犯故意殺人、故意傷害致人重傷或者死亡、強姦、搶劫、販賣毒品、放火、爆炸、投毒罪的，應當負刑事責任。”據此，當事人向中國內地涉外公證機構申請辦理“良民記錄”公證時，其法定年齡應是14周歲以上。
（二）當事人申辦“良民記錄”的方式和途徑
如當事人現已旅居國外，可委託其在中國內地的親友作為代理人申請辦理上述公證及其相關認證手續。
自2006年3月1日起施行的《中華人民共和國公證法》第33條規定：“公證書需要在國外使用，使用國要求先認證的，應當經中華人民共和國外交部或者外交部授權的機構和有關國家駐中華人民共和國使（領）館認證。”據此，由中國內地涉外公證機構出具“良民記錄”公證（須附該公證使用國官方語言譯文）後，如果使用國要求辦理領事認證，當事人或代理人應先向外交部領事司或者外交部授權的地方外事辦公室為上述公證申請辦理認證，而後通過上述涉外部門向該公證使用國駐中國的外交或領事機構申請辦理領事認證。
根據中國政府與外國政府簽訂的雙邊設領協議，外國駐中國的外交、領事機構是劃分領區範圍的，如加拿大駐廣州總領事館的領區範圍是“廣東、廣西、福建、海南”三省一區（有關詳情可參閱《領事公證認證法律實務》附錄五中的《外國在中國內地設立的總領事館、領事館、領事辦公室及名譽領事一覽表》）。據此，外國駐中國的外交、領事機構常常僅為欲送往其本國境內使用、由在其領區內的中國內地涉外公證機構出具並經在其領區內的上述外事部門認證的“良民記錄”公證辦理領事認證。換句話說，如果“良民記錄”使用國要求辦理領事認證，當事人或代理人在辦妥“良民記錄”公證後，應依該公證使用國駐中國的外交、領事機構的領區劃分辦理認證相關手續。
（三）當事人應注意“良民記錄”的效力時限
根據國際社會的普遍實踐，“良民記錄”公證的效力是有時間限制的，通常為半年有效。也就是說，一般情況下，由中國內地涉外公證機構出具的、欲送往中國境外使用的“良民記錄”公證，從公證之日起6個月之內有效。如果當事人在該公證有效期間未能出國，或者該公證只證明當事人在中國內地居住的某個時段裏未曾受過刑事處分，便須重新向原中國內地涉外公證機構申請辦理“至×××年×月×日出境之前在中國居住期間未曾受過刑事處分”等公證。為此，當事人應注意向相關機構了解情況，及時掌握有關“良民記錄”公證使用國對其效力時限的法律規定。 （作者單位：中國外交部領事司）
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